Cómo Adquirir tus Gafetes


Políticas y procedimientos 12ª Convención Nacional

Adquisición y Distribución de Gafetes

A continuación, se establecen las políticas y procedimientos para la adquisición y distribución de gafetes para el evento de la 12a Convención Nacional de Alcohólicos Anónimos, aprobadas por la Junta de Servicios Generales de A.A. para su cumplimiento.


Políticas

  1. Para tener acceso a las sedes del evento de la 12a Convención Nacional, se debe de contar con un gafete certificado y aprobado por el Comité de Eventos Nacionales, dicho gafete se utilizará como boleto personal y servirá de acreditación para acceder al estadio en la apertura y clausura del evento, los gafetes serán registrados y distribuidos a través del contralor de la Convención Nacional.
  2. Para la obtención del gafete, se tendrá que cubrir un donativo de $575.00 por cada persona, este donativo fue aprobado en la pasada 51ª Conferencia Mexicana de A.A, para la recuperación de los costos y gastos presupuestados para la realización del evento.
  3. La adquisición de los gafetes será única y exclusivamente por medio de la estructura de A.A., es decir, cualquier miembro de A.A. que quiera obtener dicho gafete, deberá solicitarlo directamente al Área que le corresponde. El Área deberá elaborar y canalizar la solicitud de pedido de gafetes (SOLICITUD PEDIDO DE GAFETES) en base a la(s) fichas de depósito entregadas por el solicitante, para que posteriormente entregue dicha solicitud de pedido al custodio Regional según corresponda, para iniciar el trámite de adquisición de gafetes con el contralor de la Convención Nacional.
  4. Los donativos de los gafetes deberán depositarse a la cuenta bancaria destinada para ello, a través de las áreas y/o regiones de A.A, observando siempre que los depósitos deberán ser múltiplos del donativo determinado para la adquisición de los gafetes. Ver Tabla de Múltiplos (Costo y Promoción de Gafetes)
  5. Para efectos de evitar alguna sanción por parte de la autoridad relacionada con la Ley Anti-lavado, solamente se aceptarán depósitos en efectivo, cheques o transferencias en una sola exhibición hasta por un monto de $115,575.00 equivalente a 201 gafetes para la convención. Se podrán seguir comprando gafetes, pero sin que los depósitos en efectivo, cheques o transferencias rebasen el monto antes señalado en una sola exhibición.
  6. Adicionalmente como medida preventiva se les solicitará a las áreas y regiones de A.A., que, para realizar sus pedidos de gafetes, deberán agregar una relación o lista de las personas que adquirieron dichos gafetes para asistir al evento incluyendo su grupo y área de A.A. al que pertenecen solamente como soporte documental ante la autoridad. (LISTADO DE CONVENCIONISTAS)
  7. En caso de que los depósitos para la adquisición del gafete no sean por $575.00 o sus múltiplos correspondientes, no se podrán distribuir dichos gafetes hasta aclarar el monto del depósito realizado en la cuenta bancaria destinada para ello con el contralor de la convención.
  8. Se realizará la apertura de 2 cuentas bancarias a nombre de Central Mexicana, una cuenta bancaria se denominará cuenta “Concentradora” que servirá para el fondeo de los recursos y pagos a los proveedores, y la segunda denominada “Operativa” con la finalidad de que las áreas depositen los donativos para la adquisición de los gafetes, en dicha cuenta bancaria se llevará el control de los donativos por cada área y/o región.
  9. Una vez que fue realizado el depósito a la cuenta bancaria “Operativa” las áreas tendrán que guardar la ficha de depósito y marcar cada ficha con el nombre del área y región correspondiente, para que las turnen a su custodio regional junto con la solicitud de pedido (SOLICITUD PEDIDO DE GAFETES), y el listado de los convencionistas >(LISTADO DE CONVENCIONISTAS), para que éste pueda iniciar el trámite de solicitud de los gafetes con el contralor.
  10. El custodio de cada región tendrá la tarea de intermediario, ya que éste tendrá comunicación directa con el contralor de la Convención, y será quien entregue la solicitud de pedido del área (SOLICITUD PEDIDO DE GAFETES) incluyendo las fichas de depósito que amparan el costo de los gafetes y un listado con los nombres de los participantes al evento denominados “convencionistas” correspondientes a su región. (LISTADO DE CONVENCIONISTAS).
  11. Una vez que el custodio regional tenga completa la solicitud del pedido, las fichas de depósito y el listado con los nombres de los “convencionistas”, podrá enviar al contralor de la Convención por medio de correo electrónico dichos documentos para iniciar formalmente con el trámite para la adquisición de los gafetes.
  12. El contralor procederá a realizar la revisión de los documentos recibidos, y confirmará que efectivamente estén registrados y no duplicados los depósitos anexados dentro de la solicitud del pedido en el estado de cuenta “Operativa”.
  13. En base a los datos de solicitud del pedido, se procederá a realizar la entrega y/o envío del pedido de gafetes, siempre y cuando estén correctos y legibles los datos de la solicitud (dirección completa y actual del regional o delegado, nombre del responsable del pedido, empresa de mensajería, etc.).
  14. Una vez validada la información por el contralor deberá entregar los gafetes relacionados en las solicitudes de pedido, o en su caso, turnarlos al almacén en donde serán organizados y empaquetados para su respectivo envío al custodio regional correspondiente o a quien éste designe para su entrega. Esta entrega se tendrá que formalizar por medio de un formato denominado: Acuse Entrega de Pedido y/o Acuse Entrega de Pedido por Paquetería con costo para el área y que será de uso exclusivo para el contralor de la convención.
  15. Los gafetes para su entrega y/o envío serán seleccionados conforme al folio consecutivo correspondiente, es decir, conforme lleguen las solicitudes de pedidos de gafetes, se distribuirán en ese mismo orden.
  16. Una vez entregados los gafetes a los custodios regionales, será su responsabilidad la distribución y entrega de los gafetes a las respectivas áreas de cada región, con la excepción de que si el pedido fuera enviado al área directamente entonces el responsable de los gafetes sería el delegado.
  17. Lo referente a la emisión de los recibos de los donativos de convención, el control de los gafetes y los donativos respectivos en los sistemas Aspel, el registro contable de ingresos y gastos, los procesos administrativos, reportes presupuestales y los informes mensuales de ingresos y egresos, serán responsabilidad del contralor de la convención, en apegó a las políticas y procedimientos vigentes de Tesorería y Contabilidad de la OSG y de conformidad al Manual de procedimientos y políticas generales para la realización de las convenciones nacionales.

Procedimientos:

Responsables Descripción de Actividades Documentos
Áreas Depositar a la cuenta “Operativa” los donativos para la adquisición de los gafetes. Fichas de Depósito.
Delegados Inicia el trámite realizando la solicitud de pedido de gafetes adjuntando a dicha solicitud los comprobantes de pago (copias fichas de depósito) y listado de asistentes para su envío al Custodio Regional, éste validará la información y lo enviará al contralor. Formato Solicitud de Pedido de Gafetes y Listado de Convencionistas.
Contralor Convención Revisará y cotejará las solicitudes de pedido recibidas, así como las fichas anexadas al formato y listado de asistentes, para confirmar el depósito en la cuenta bancaria correspondiente. Revisión y Confirmación Bancaria.
Se Contralor Convenciónprocede a realizar la entrega de los gafetes, siempre y cuando se cumplan con todos los requisitos y especificaciones mencionadas en estas políticas. Proceso de Entrega de Gafetes.
Contralor Convención Entrega de los gafetes personalmente al Custodio Regional o su entrega o envío a quien designe el Custodio avisando previamente en la solicitud. Acuse Entrega de Pedido de Gafetes.
Delegados Reciben los boletos entregados por el custodio o contralor, para su debida distribución en sus respectivas áreas. Esta responsabilidad es única y exclusiva del delegado o quien designe el delegado. Distribución de los boletos.
FIN DE PROCEDIMIENTO

Formatos para descargar:

SOLICITUD PEDIDOS DE GAFETES

LISTADOS DE CONVENCIONISTAS